Meu estoque não bate

Fique tranquilo …

O seu e o da grande maioria das empresas não bate. Isto porque é da natureza do controle de estoque não ser uma ciência totalmente exata. Situação esta, reforçada por muitos motivos, alguns incontroláveis.

Assim que identifica o problema, a quem a empresa primeiramente recorre, ou culpa? Em geral, a empresa fornecedora do software. Vou aqui defendê-las (não todas).

Para mudar esta situação, são necessárias ações em diversas áreas da empresa, nem sempre observadas ou respeitadas: processos administrativos, recursos humanos (de verdade) e qualidade das instalações e hardwares.

Processos Administrativos : Quanto aos processos relacionados com o controle de estoque, destacamos aqueles que consideramos vitais: troca de mercadorias sem controle, empréstimo(!), balanço com loja aberta, balanço incorreto, mercadorias para entrega futura sem controle, recebimento de mercadorias incorreto ou inexistente, armazenamento sem critério, controle de entrega inexistente, acesso de pessoas não autorizadas ao software ou ao depósito etc. E o furto, as perdas, as quebras etc ? As possibilidades são tantas e de responsabilidade exclusiva da empresa. Não simplifique!  

Recursos Humanos : O que dizer dos funcionários que não conhecem os produtos que estão vendendo? E o desrespeito aos procedimentos criados? Todos, desde o responsável pelo recebimento das mercadorias, o vendedor, o caixa, o estoquista até o motorista ou o entregador devem ser treinados e chamados à responsabilidade por suas ações. E o mais importante: trabalhar com as pessoas certas nos lugares certos. Algumas funções relacionadas ao controle de estoque merecem uma remuneração melhor.  

Qualidade das instalações e hardware : As instalações elétricas e de rede e a situação geral hardware são colocadas em segundo plano quando, na verdade, merecem uma atenção especial. É importante, por exemplo, investir em nobreaks para todos os micros pois, além de proteger os dados (informações), protegem seu patrimônio. Micros compatíveis com suas necessidades e que operem sem falhas (travamento) são altamente necessários.  

Observados os itens acima, a empresa de software poderá ser contactada sobre problemas de controle de estoque. Poupe os menos “culpados”. Em geral espera-se que a mesma seja a assistência técnica ou a consultoria técnica, administrativa, contábil e financeira. E a remuneração nem sempre é justa.

A empresa de software deve adotar uma metodologia de implantação e segui-la com rigor, visando apoiar o empresário no processo de implantação. Não basta “copiar” o software no micro ou servidor, treinar os usuários e configurar o hardware. É muito mais que isso. É necessário uma auditoria técnica nas instalações e nos hardwares antes do início do processo, para avaliação das compatibilidades, falhas eventuais e alcance das performances desejadas. E ainda a análise dos procedimentos administrativos básicos, para ajustá-los, se necessário, além do treinamento acurado dos funcionários, para também “ajustá-los”, se necessário.

O indicado seria o empresário enxergar sua empresa como um todo: atenção também para o financeiro, a tesouraria, o recurso humano, o fornecedor, o cliente e o patrimônio. Pesquisas demonstram que, em média, 6% do faturamento de uma empresa de varejo é perdido em “descontroles”. Investimento em treinamentos, atenção na qualidade das instalações, contratação de prestadores de serviços com mais qualidade e confiança (mais caros, portanto), dentre outras ações, terão, como consequência,

Menores Perdas e mais controles!!!

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